Seguro que es algo que te has preguntado en más de una ocasión. También es posible que no hayas llegado a tener problemas de liquidez o tesorería negativa, pero sí un saldo de tesorería muy inferior a lo que se esperaría en función de los resultados de tu empresa.
Y es que puede haber situaciones que provoquen problemas de liquidez a pesar de tener resultados positivos. Y claro, no entiendes dónde han ido a parar esos resultados, y puedes hasta dudar de que sean reales y no entender que tengas que pagar una cifra tan elevada de impuesto de sociedades.
En este artículo, vamos a ver los casos más comunes que te pueden ayudar a localizar esos motivos y a dar pistas sobre otras posibles causas. Y por supuesto, te propondré algunas soluciones para cada caso.
Hay veces que las diferencias pueden resultar obvias, pero en ocasiones no son fáciles de detectar con un simple vistazo a una cuenta de resultados. Son los que yo llamo “generadores silenciosos de tesorerías negativas“. Los he puesto en el último lugar en la lista, pero en ocasiones son la causa principal de las diferencias y son un problema que hay que resolver.
Recuerda que no es lo mismo un ingreso que un cobro, ni un gasto que un pago. Esto es lo que marca la diferencia entre rentabilidad (ingresos menos gastos) y liquidez (cobros menos pagos).
1. Aplazamiento de los cobros
Cuando aplazamos el cobro de las facturas emitidas a nuestros clientes tendremos unos ingresos que figuran en nuestra cuenta de resultados pero que no hemos cobrado, y que por tanto no están en nuestra “caja”. Si a esto le añades que pagas demasiado pronto a tus proveedores en referencia al plazo que das a tus clientes, tienes la tormenta perfecta.
SOLUCIÓN: Intenta reducir el plazo de cobro a clientes y aumentar el de pago a proveedores. Es fácil decirlo, pero no tanto llevarlo a cabo. Sería muy extenso ver con detalle todas las posibles medidas, pero puede pasar por realizar acciones encaminadas a potenciar las líneas de negocio donde se cobre antes, buscar proveedores con los que se puedan negociar plazos más largos. Pero ojo, no hay que descuidar la rentabilidad. Es decir, no es buena idea potenciar una línea de negocio donde cobras al contado si la rentabilidad es mínima.
2. Pagos concentrados en un momento concreto
Esto no es exactamente una causa, sino que es consecuencia de otras, como por ejemplo la del punto anterior. Pero he querido ponerla porque muchas veces se achaca la falta de tesorería a tener que pagar el IVA, IRPF, seguros sociales y nóminas en un plazo muy corto. El IVA que vas a pagar en un periodo es la diferencia entre el que has cobrado a tus clientes y el que has pagado a tus proveedores. Puede darse el caso de que tengas que ingresar en Hacienda un IVA que aún no has cobrado, por eso es tan importante tener los cobros al día. Como puedes comprobar, si no cobras pronto a tus clientes, la tesorería se resiente por todas partes.
Las nóminas, los seguros sociales y el IRPF son costes que ya están previstos en tus cálculos de rentabilidad. Todo ello forma parte de tu coste de personal. Si está todo bien calculado y cobras a tiempo tus facturas, no deberías de tener demasiados problemas en hacerle frente.
SOLUCIÓN: Si frecuentemente tienes que ingresar en Hacienda IVA que no has cobrado aún, en determinados casos puedes acogerte al criterio de caja, que básicamente consiste en que si no has cobrado el IVA, puedes aplazar su ingreso en la Agencia Tributaria y reducir los problemas de liquidez. Tiene sus limitaciones, pero te puede ayudar a salir de un apuro.
En todo caso, una solución más genérica suele pasar por pedir financiación específica para circulante, como suele ser una póliza de crédito, que solo utilizas si la necesitas (aunque pagas algo también por no utilizarla), líneas de descuento, confirming, etc… Este tipo de financiación te ayuda en momentos concretos, pero lo ideal es ir al origen del problema para solucionarlo. Como te decía, esto no es una causa sino una consecuencia.
3. Exceso de compras de materiales o productos
Se trata de que a veces hacemos compras muy elevadas de materiales o productos destinados a la venta que no se venden a un ritmo demasiado rápido. El problema radica en que esos productos hay que pagarlos, pero al no venderlos no generamos ingresos, ni por tanto cobros. Tener un almacén sobredimensionado genera este problema. Ese almacén hay que financiarlo, y esa financiación sale del mismo sitio que la del resto de la empresa. O fondos propios o financiación ajena.
Como normalmente la valoración del inventario y la variación de las existencias se hace al final del ejercicio, es en ese momento cuando se es más consciente de ese problema. Es decir, a lo largo del ejercicio todas las compras van a una cuenta de gasto, y mientras no se cierre el año, puedes achacar las pérdidas o la falta de liquidez a las compras realizadas. Pero cuando finaliza el ejercicio, las compras que no se han transformado en ventas se quitan de gasto y se meten en existencias. Es decir, que si has comprado más de lo que has vendido, se reduce el gasto y mejora el resultado, pero no la tesorería, porque nadie te va a devolver el dinero por el hecho de no haber vendido esos productos.
SOLUCIÓN: Controla bien el almacén. Intenta no tener excesos de mercaderías porque hay que financiarlas y también porque se pueden acabar deteriorando, y en ese caso sí que es una pérdida directa, porque ya no la vas a poder vender.
4. Inversiones
Una inversión provoca una salida de efectivo que no se refleja directamente como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En el caso de que hayamos realizado esa inversión con una financiación por el mismo importe, la salida de efectivo se compensará con la entrada del crédito, siempre que ocurra dentro del mismo periodo.
5. Pagos que no son gastos
El caso más típico es la devolución de un préstamo. Cuando pagas la cuota de un préstamo, una parte es el interés (que sí es un gasto, concretamente un gasto financiero) y otra parte es la devolución del préstamo, que suele ser además la parte más elevada de la cuota. Y al igual que cuando te conceden el préstamo y lo ingresan en tu cuenta no lo consideras un ingreso de la actividad, cuando lo devuelves tampoco lo puedes considerar un gasto.
Hay un problema común a algunas empresas, y es que solicitan préstamos para pagar deudas atrasadas pero no han solucionado previamente la falta de rentabilidad. Es decir, el préstamo les cubre los pagos que no puede cubrir un flujo normal de caja. Antes de pedir un préstamo para pagar deudas atrasadas, se debe contar con una previsión de que va a ser posible devolverlo. Y debe ser una previsión fiable, porque sino el banco no te prestará dinero una segunda vez.
Si una actividad no es rentable y provoca pérdidas continuas, no hay que empeñarse en mantenerla tal cual. Hay que tomar la decisión de cambiar cosas o de cerrarla. Lo ideal es, antes de decidir nada, conocer cuáles son los motivos de las pérdidas, y buscar una posible solución.
6. Pagos de dividendos a los socios
No son un gasto para la empresa, pero sí son salidas de tesorería.
SOLUCIÓN: Reparte dividendos solo si estás seguro de que la empresa tiene los resultados que refleja la contabilidad (ver los puntos siguientes) y si la situación y la evolución de la empresa lo permite.
7. Errores contables
No es lo más normal, pero tampoco es descartable. Puede producirse por la contabilización de operaciones que no son habituales, y que el contable realiza sin tener en cuenta algún aspecto, como puede ser la venta de un inmovilizado, la recuperación de un crédito incobrable, etc… o bien que se quede sin contabilizar algún gasto importante o se registre en un periodo distinto al que le corresponde. O incluso registrar un ingreso o un gasto por un importe inferior o superior porque se nos ha ido el dedo y hemos puesto un cero de menos o de más.
SOLUCIÓN: En este caso, lo mejor es tener un buen sistema de control de ingresos y gastos, como puede ser un ERP, que cuente con un buen sistema de conciliación bancaria. La conciliación bancaria te ayuda a detectar errores de este tipo, porque si tienes un cargo en el banco y no tienes registrada la factura, sabes que tienes que hacerlo.
8. Ingresos registrados en periodos diferentes
Sobre todo en el caso de proyectos plurianuales, que pueden provocar desfases temporales en los resultados si no se contabilizan al mismo ritmo que los gastos generados por dichos proyectos
SOLUCIÓN: Llevar un control directo sobre la evolución de los ingresos y gastos de proyectos.
9. Gastos no admitidos y pagos no justificados
Son dos cosas diferentes, pero he pensado que es buena idea meterlos en el mismo saco, porque al final el efecto es el mismo.
– Gastos no admitidos son aquellos que, por mucho que te empeñes, nadie más que tú piensa que es un gasto deducible. Voy a poner un ejemplo un poco extremo, pero ciertamente habitual. Una cena, un sábado por la noche. ¿Que es posible que sea con un cliente porque es el único día que puedes cenar con él?, es posible, pero no es creíble ni demostrable a efectos de la Agencia Tributaria. Así que tu contable, sea interno o gestoría, con buen criterio lo meterá como un gasto personal del socio para no tener problemas en caso de inspección.
Aquí añade todos los gastos que se te ocurran como gastos de supermercado, clases de piano, ropa, ocio, etc…. que salvo que estén claramente relacionados con tu actividad, no son gastos deducibles. Es más, te genera un problema de credibilidad ante la Agencia Tributaria. Es decir, si ven que alguien, sistemáticamente, intenta colar gastos personales como gastos de empresa, es posible que te rechacen algunos que en principio sí se podrían considerar como admisibles, como una comida con un cliente.
– Pagos no justificados: Si pagas con la tarjeta de empresa pero no guardas o escaneas el justificante, es como si ese gasto no existiera. Da igual lo que sea, como si es harina para tu panadería. Si no hay justificante, no hay gasto. Al igual que el anterior, en caso de que no se reciba el justificante el contable debería de considerarlo de otra forma que no sea gasto para la empresa, que puede ser como un gasto particular del socio o socios, o como una partida pendiente, solo en el caso de que se espere que aparezca en el futuro o que se pueda pedir un duplicado.
SOLUCIÓN: La idea principal de esto es que la cuenta bancaria de una empresa debe estar limpia. Nunca se debe confundir la tarjeta de empresa con una tarjeta personal. No da buena imagen, ni externa ni interna. Eliminados los gastos personales o no admitidos (que suelen coincidir casi siempre), quedan los no justificados. Para esto, lo mejor es buscar una aplicación que te permita escanear los tiques y que después puedas volcarlos o que el encargado de registrarlos pueda descargárselos de algún sitio.
También es muy recomendable tener una reunión con tu contable, tu gestoría o con un asesor fiscal, para que te digan qué gastos son deducibles y cuáles no lo son.
10. Pagos no justificados a socios
También es relativamente común dentro de los pagos no justificados las transferencias a los socios. Es decir, pagos a modo de préstamo, de complemento o llámalo como quieras, pero que no está justificado de ninguna forma. Ya te digo que no es en absoluto buena idea hacer esto. ¿por qué?, pues primero porque se acaba haciendo una bola que luego es muy difícil de justificar. Y segundo porque Hacienda, en el mejor de los casos, lo va a considerar un préstamo de la empresa al socio o socios, exigiendo que se añadan los intereses generados y un plan de devolución del préstamo. Y en el peor de los casos, lo tomará como un reparto encubierto de beneficios, que, aparte de la correspondiente sanción, tendrá efectos en la declaración del IRPF del socio. Si además se junta que se ha hecho durante varios años, el agujero será importante. Esta práctica se suele hacer para evitar tributar el IRPF de esas cantidades, pero al final el coste para el socio va a ser muy superior al IRPF que habría tenido que pagar.
SOLUCIÓN: Independientemente de que factures o tengas nómina. Si tu empresa genera suficientes beneficios como para aumentarte el sueldo, hazlo. Si crees que mereces mayor salario a pesar de que tu empresa no tiene beneficios suficientes, algo tendrás que cambiar para que la empresa tenga más ingresos que puedan cubrir ese mayor salario. Salvo que tu salario sea muy básico, y consideres que por una cuestión de dignidad y de imagen debas subírtelo a un nivel razonable, no deberías de tener un salario que la empresa no pueda permitirse. Si estás en una etapa de crecimiento, espera a que coja velocidad de crucero para poner el salario que estimes que es el adecuado.
No tiene ningún sentido complementar tu salario pagando tus gastos personales con la tarjeta de la empresa ni con transferencias no justificables.
Estos dos últimos puntos son generadores silenciosos de tesorerías negativas. Son silenciosos porque al no registrarse como gastos, no aparecen en las cuentas de resultados y parece que la empresa va muy bien. Sin embargo, aparece una deuda importante de los socios con la empresa o en otras partidas que no son de gastos y que no llaman tanto la atención.
Diferencias positivas
Efectivamente, también hay otras diferencias que son positivas, y que hacen que el efecto sea el contrario, es decir, que la tesorería refleje un saldo más positivo o más favorable que el resultado contable.
- Amortización del inmovilizado. El inmovilizado, o las inversiones, como indicábamos antes, suponen una salida de efectivo pero no un gasto. Pues bien, eso es solo el primer año, puesto que durante la vida útil del activo, se va registrando en contabilidad la valoración de la depreciación de ese bien, y se hace mediante una cuenta de gasto, la de dotación a la amortización, que no genera salidas de tesorería.
En todo caso, hay inversiones que no generan amortización, como son las inversiones en acciones de otras empresas. - Financiación: La financiación, tanto las aportaciones de socios, ampliaciones de capital, etc… como la financiación externa en forma principalmente de préstamos, genera unas entradas de dinero en efectivo que no son un ingreso de la actividad
Conclusiones
Bueno, ya has visto los motivos principales por los que la tesorería (liquidez) no tiene por qué coincidir con los resultados de la empresa, y a veces ni siquiera parecerse. ¿Has identificado cuál es el que puede estar haciendo un agujero en la tesorería de tu empresa?
Como conclusión, podemos decir que los motivos para que haya problemas de liquidez teniendo beneficios pueden ser de dos tipos:
- Temporales, es decir que haya desfases entre los periodos de cobro y pago
- Permanentes. Básicamente, que haya pagos que no se consideren gastos por diferentes motivos (criterio, falta de justificación, etc…)